10 lưu ý giúp lựa chọn phần mềm ERP phù hợp cho doanh nghiệp

Lưu ý 1: Xác định những tính năng mà doanh nghiệp đang cần

Một phần mềm ERP được tạo nên từ nhiều phân hệ (module) như Tài chính – Kế toán, Sản xuất, Quản lý hàng tồn kho, Quản lý đơn hàng,… Mỗi phân hệ lại gồm nhiều tính năng khác nhau, được tùy chỉnh để phục vụ những quy trình kinh doanh cụ thể. Không doanh nghiệp nào lại triển khai tất cả các phân hệ cùng một lúc. Điều này vừa tốn thời gian, vừa lãng phí nguồn lực của doanh nghiệp.

Vậy nên, bạn cần xác định những phân hệ cần thiết cho doanh nghiệp mình để tiết kiệm thời gian và tài chính trong giai đoạn đầu triển khai. Đồng thời, khi nhu cầu của doanh nghiệp thay đổi, bạn cũng cần đánh giá lại để mở rộng thêm những phân hệ mới.

Muốn làm được điều này, doanh nghiệp cần thực hiện hai việc quan trọng: Đánh giá tình hình doanh nghiệp (Business review hay Situational analysis) và đánh giá nhu cầu của doanh nghiệp (Needs assessment). Mục tiêu của hai nhiệm vụ này là tìm ra câu trả lời cho những câu hỏi sau:

• Đối với doanh nghiệp bạn, như thế nào là thành công?

• Thành công được đo lường như thế nào?

• Doanh nghiệp đang phải giải quyết những vấn đề gì để đạt được thành công?

• Hệ thống ERP có thể giúp bạn đạt được những mục tiêu nào?

Thực hiện đánh giá toàn diện về tình hình cũng như nhu cầu của doanh nghiệp sẽ giúp bạn xác định rõ những quy trình, công việc nào bạn cần ERP mới tiếp quản; quy trình nào vẫn có thể hoạt động độc lập (không cần ERP); và quy trình nào cần tích hợp phần mềm cũ với hệ thống ERP mới.

Lưu ý 2: Quá trình triển khai ERP phải có sự tham gia của Ban lãnh đạo doanh nghiệp

Triển khai phần mềm ERP là một quyết định lớn, ảnh hưởng đến toàn bộ hoạt động vận hành của doanh nghiệp. Do đó, Ban lãnh đạo cần tham gia sâu sát để có thể đưa ra những lựa chọn tối ưu với tình hình doanh nghiệp. Đồng thời, ban lãnh đạo cũng phải đóng vai trò truyền thông trong tổ chức – giúp tất cả mọi người hiểu được tầm quan trọng của ERP, cởi mở đón nhận sự thay đổi này và học cách sử dụng phần mềm mới.

Lưu ý 3: Viết đề nghị mời thầu (RFP)

Đề nghị mời thầu (Request for proposal) có chức năng thông báo, cung cấp thông tin cho nhà thầu về nhu cầu mua thiết bị/ dịch vụ cho một dự án cụ thể của doanh nghiệp. Quá trình viết RFP đòi hỏi doanh nghiệp phải suy nghĩ thật kỹ về những yêu cầu đặt ra đối với hệ thống ERP – một lần nữa xác nhận nhu cầu triển khai hệ thống của doanh nghiệp. Đồng thời, RFP cũng giúp các nhà cung cấp giải pháp ERP hiểu rõ hơn về nhu cầu của doanh nghiệp, từ đó có thể tư vấn, trình bày giải pháp tối ưu nhất.

Lưu ý 4: Tìm hiểu khả năng tích hợp của ERP với các phần mềm khác mà doanh nghiệp đang sử dụng

Nếu những quy trình của doanh nghiệp đòi hỏi phải sử dụng thêm các phần mềm bên ngoài, hãy chọn phần mềm ERP có thể dễ dàng tích hợp với các ứng dụng khác. Việc tích hợp các phần mềm bên ngoài như hệ thống POS, sàn thương mại điện tử, hay phần mềm quản lý dự án, quản lý nhà cung cấp… giúp duy trì những hoạt động thường nhật của doanh nghiệp một cách trơn tru; đồng thời, giảm bớt quá trình nhập liệu từ hệ thống nay sang hệ thống khác.

Cụ thể, doanh nghiệp cần xem xét ERP có sử dụng Industry Standards Interface, như REST và SOAP API không. Những giao diện này có tính bảo mật cao do đã được kiểm tra và xác minh bởi cộng đồng lập trình viên và nhiều chuyên gia bảo mật. Đồng thời, REST và SOAP API cũng đã quen thuộc với nhiều lập trình viên, giúp rút ngắn thời gian triển khai hệ thống mới.

Ngoài ra, ERP còn phải có khả năng nhập và xuất dữ liệu dạng CSV, cùng khả năng tích hợp với cơ sở dữ liệu SQL thông qua Microsoft’s ODBC SQL-based API và JDBC SQL APIs. Những tính năng này mang lại sự linh hoạt cho ERP, giúp tích hợp dữ liệu vào hệ thống dễ dàng hơn.

Lưu ý 5: Xem xét mức độ phù hợp của phần mềm ERP với doanh nghiệp trong ngắn và dài hạn

Doanh nghiệp sẽ không ngừng mở rộng và phát triển. Do đó, bạn cần tính toán những kịch bản kinh doanh có thể xảy ra trong tương lai (vd: công ty mở rộng ra thị trường quốc tế) để đánh giá một phần mềm ERP có phù hợp với định hướng của doanh nghiệp trong hiện tại và tương lai không. Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng cần xem xét về hạ tầng công nghệ của hệ thống ERP. Một hệ thống được cấu hình sẵn (như On-premise), hay một hệ thống có nhiều khả năng tùy chỉnh hơn (như Cloud) sẽ phù hợp với định hướng phát triển của doanh nghiệp hơn?

Lưu ý 6: Đánh giá mức độ uy tín của các nhà cung cấp giải pháp ERP

Ngày nay, nhờ có Internet, việc đánh giá uy tín của các đối tác cung cấp ERP không còn là vấn đề khó khăn nữa. Trước hết, doanh nghiệp có thể tìm kiếm những nhà cung cấp qua các nguồn như:

• Các công ty nghiên cứu thị trường: Gartner, Forrester và nhiều công ty phân tích thị trường khác đều công bố các bảng xếp hạng về đối tác ERP hằng năm hoặc nửa năm. Doanh nghiệp sẽ có được cái nhìn tổng quan về các nhà cung cấp hiện có trên thị trường, cũng như điểm mạnh và điểm yếu của từng công ty.

• Các tờ báo công nghệ: Đây cũng là nguồn cập nhật tin tức nhanh chóng và liên tục về các nhà cung cấp giải pháp ERP, cũng như những thông tin mới về thị trường ERP, chuyển đổi số,…

• Báo cáo tài chính của công ty: Nếu nhà cung cấp ERP đã niêm yết trên sàn chứng khoán, hãy tìm đọc các báo cáo tài chính của công ty để nắm được triển vọng tăng trưởng của doanh nghiệp này trong ngắn và dài hạn.

• Các website đánh giá công ty công nghệ: G2, Capterra, Gartner Peer Insights hay Software Advice,… đều là những trang web cho phép khách hàng tự đánh giá và nhận xét về công ty.

• Mạng xã hội: Bạn cũng có thể tạo thảo luận trong các group Facebook hoặc trên LinkedIn.

Sau khi đã lọc ra 2 đến 3 lựa chọn phù hợp nhất, doanh nghiệp có thể tập trung tìm hiểu sâu hơn về công ty thông qua các kênh như:

• Website của nhà cung cấp: Đây là kênh chính thống nhất để bạn có thể tìm hiểu về cách thức hoạt động của công ty cũng như những giá trị mà công ty hướng đến. Bạn cũng có thể tìm thấy những case study liên quan đến lĩnh vực kinh doanh của mình, hoặc những tài nguyên hữu ích khác (blog, ebook,…) để tự tìm câu trả lời cho vấn đề của doanh nghiệp mình.

• Những người dùng khác đã sử dụng hệ thống: Doanh nghiệp có thể tham khảo từ những khách hàng cũ để hiểu hơn về trải nghiệm của họ với hệ thống và dịch vụ hỗ trợ của đơn vị cung cấp ERP.

• Cuối cùng, tìm kiếm thêm thông tin trên Google: Hãy đọc cả những lời khen, chê, nhận xét tích cực lẫn tiêu cực về nhà cung cấp giải pháp ERP.

Lưu ý 7: Cân nhắc mọi chi phí

Chi phí ban đầu mà doanh nghiệp phải bỏ ra bao gồm phí bản quyền sử dụng phần mềm, phí bảo trì hằng năm, phần cứng máy tính (đối với ERP On-premise), phí chuyển đổi dữ liệu, điều chỉnh code, kiểm thử, đào tạo, hỗ trợ triển khai từ nhà cung cấp giải pháp ERP và công ty tư vấn triển khai. Bên cạnh đó, trong quá trình sử dụng hệ thống, doanh nghiệp còn có thể phát sinh những chi phí liên quan đến phát sinh số lượng người dùng, gói hỗ trợ từ hãng/ đối tác tư vấn triển khai, các dịch vụ bổ sung, và những tùy chỉnh khác.

Tùy theo mỗi nhà cung cấp, số lượng phân hệ cần triển khai, hạ tầng công nghệ (Cloud hay On-premise) và số lượng người dùng (User license),… chi phí triển khai ERP có thể dao động rất nhiều. Giải pháp tốt nhất là giải pháp phù hợp nhất với nhu cầu và ngân sách của doanh nghiệp. Do đó trong những bước đầu tiên, bạn thực hiện đánh giá tình hình doanh nghiệp và phân tích nhu cầu càng kỹ lưỡng bao nhiêu, phần mềm ERP sẽ càng tối ưu bấy nhiêu.

Lưu ý 8: Dọn dẹp dữ liệu của doanh nghiệp

Một trong những thách thức lớn nhất đối với doanh nghiệp khi triển khai ERP là xác định những dữ liệu cần cho hệ thống mới. Bạn có thể lựa chọn dữ liệu dựa trên những tiêu chí sau:

• Loại bỏ những dữ liệu quá cũ: Bạn có thể giới hạn một ngày cụ thể để những dữ liệu được tạo trước thời điểm đó sẽ tự động bị loại ra khỏi quá trình chuyển dữ liệu.

• Loại bỏ những dữ liệu trùng lặp hoặc lỗi định dạng: Bạn cần thực hiện phân tích dữ liệu chuyên sâu để tổng hợp và phân loại toàn bộ dữ liệu của doanh nghiệp. Sau đó, loại bỏ càng nhiều dữ liệu bị lỗi hoặc trùng lặp càng tốt.

Các dữ liệu được chọn ra cũng cần phải định dạng lại để chuyển sang hệ thống mới. Quá trình này rất phức tạp và đòi hỏi chuyên môn về dữ liệu và công nghệ thông tin. Do đó, doanh nghiệp nên thành lập một đội dự án chịu trách nhiệm cho công việc này. Nhóm không chỉ đảm nhận vai trò chuyển dữ liệu sang hệ thống mới, mà còn phải xử lý những dữ liệu không được chuyển đi để đảm bảo tính bảo mật của dữ liệu.

Lưu ý 9: Xây dựng quy trình triển khai

Mỗi phần mềm ERP đều bao gồm rất nhiều chức năng, liên quan đến nhiều phòng ban khác nhau trong công ty. Tùy thuộc vào độ phức tạp của sản phẩm và quy mô công ty, quá trình triển khai có thể mất từ vài tháng đến hơn một năm. Do đó, bạn cần có một quy trình triển khai rõ ràng, chi tiết để từng bước đưa hệ thống vào vận hành chính thức tại doanh nghiệp.

Thông thường, quá trình triển khai ERP sẽ bao gồm sáu giai đoạn:

1. Lập kế hoạch: Thu thập yêu cầu từ nhiều phòng ban trong doanh nghiệp để tìm ra những vấn đề cần ERP giải quyết.
2. Thiết kế: Phân tích quy trình hiện tại; xem xét những điểm cần điều chỉnh trên hệ thống và phương thức chuyển giao dữ liệu sang hệ thống mới.
3. Xây dựng hệ thống: Cấu hình hệ thống dựa trên các yêu cầu kinh doanh; chuẩn bị tài liệu training và nhập dữ liệu vào hệ thống mới.
4. Kiểm thử: Từng bước thử nghiệm và tinh chỉnh các chức năng của hệ thống.
5. Triển khai: Đưa hệ thống vào hoạt động chính thức.
6. Hỗ trợ: Đội dự án hỗ trợ người dùng sử dụng hệ thống, bảo trì hệ thống và sửa những lỗi phát sinh.

Lưu ý 10: Đánh giá xem doanh nghiệp cần hỗ trợ gì sau khi đưa hệ thống vào vận hành

Các nhà cung cấp giải pháp ERP thường có nhiều mức hỗ trợ khác nhau (vd: Đồng, Bạc và Vàng). Với gói hỗ trợ cơ bản, người dùng sẽ có quyền truy cập vào kho kiến thức của hãng, chẳng hạn như blog, hướng dẫn, ebook, video,… Với các gói cao cấp hơn, khách hàng còn có thể được hỗ trợ trực tiếp bởi kỹ thuật viên, hoặc trao đổi qua điện thoại trong giờ làm việc hay thậm chí 24/7.

Việc ước tình và lựa chọn mức hỗ trợ cần thiết sau khi triển khai sẽ phụ thuộc vào nhiều yếu tố như múi giờ hoạt động của doanh nghiệp, nhân lực CNTT có chuyên môn quản lý ERP tại doanh nghiệp, những yêu cầu tùy chỉnh đối với hệ thống,… Lựa chọn gói hỗ trợ phù hợp sẽ giúp doanh nghiệp vận hành ERP hiệu quả, tránh những thất thoát không đáng có do hệ thống bị lỗi hay gián đoạn.

Chọn ERP phù hợp, chọn NetSuite

Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) của NetSuite là một giải pháp tối ưu cho các công ty đang tìm cách cải thiện hiệu suất và tự động hóa quy trình. NetSuite được xây dựng dựa trên điện toán đám mây (Cloud), mang lại cho doanh nghiệp sự linh hoạt cùng khả năng mở rộng nhanh chóng. Bên cạnh đó, khả năng hiển thị dữ liệu theo thời gian thực của hệ thống ERP True Cloud từ Oracle NetSuite cũng giúp các quản lý và lãnh đạo doanh nghiệp có thể đưa ra những quyết định kinh doanh kịp thời và hiệu quả hơn.

NetSuite sẽ đồng hành với sự phát triển của doanh nghiệp bằng việc giảm chi phí, tối ưu quy trình kinh doanh, tăng tính linh hoạt để doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro và tận dụng được những cơ hội mới.

Kết luận

Với 10 lưu ý trên, doanh nghiệp không chỉ chọn được ERP phù hợp mà còn có thể hiểu sâu hơn về chính công ty mình thông qua quá trình phân tích và lập kế hoạch. Nếu bạn cần thêm thông tin để chọn lựa được một hệ thống ERP phù hợp cho doanh nghiệp mình, hãy LIÊN HỆ NGAY với Citek để được hỗ trợ ngay hôm nay!