7 yếu tố cốt lõi để triển khai thành công dự án ERP

1. Xác định đúng nhu cầu và phạm vi nghiệp vụ cần triển khai

Chủ doanh nghiệp và các nhà điều hành cần nhận định rõ các khó khăn, thách thức và vấn đề doanh nghiệp gặp phải hiện nay cũng như trong 3 đến 5 năm tới để xác định đúng nhu cầu đầu tư hệ thống ERP và phạm vi nghiệp vụ ERP cần triển khai, phù hợp với với lộ trình phát triển của doanh nghiệp và khả năng tiếp nhận, vận hành của nhân sự công ty.

Lựa chọn đối tác triển khai ERP phù hợp

Sau khi xác định rõ nhu cầu và vấn đề, doanh nghiệp sẽ tiến hành lựa chọn đối tác triển khai phù hợp. Đối tác triển khai phải có nhiều kinh nghiệm và phải được chứng minh qua thực tiễn đã triển khai thành công giải pháp ERP ở nhiều doanh nghiệp cùng lĩnh vực với quy mô doanh nghiệp ngang bằng hoặc lớn hơn quy mô doanh nghiệp hiện nay.Đối tác triển khai cần hiểu rõ ngành nghề, các quy định của kế toán Việt Nam cũng như văn hóa doanh nghiệp Việt Nam để dễ dàng trao đổi, phối hợp và thảo luận trong quá trình xây dựng giải pháp, chuyển giao giải pháp, đào tạo người dùng cuối và hỗ trợ khi hệ thống vận hành chính thức.

2. Nhân sự của doanh nghiệp tham gia triển khai dự án

Việc triển khai giải pháp ERP tiến hành ở tất cả các bộ phận và phòng ban của toàn doanh nghiệp, tác động đến hoạt động quản trị toàn doanh nghiệp từ quản lý cấp cao đến quản lý cấp trung và nhân viên thừa hành tác nghiệp. Triển khai ERP làm thay đổi cách thức tương tác cũng như quy trình vận hành, hoạt động giữa các bộ phận với nhau.

Vì vậy cần huy động nhân sự các bộ phận tham gia dự án ERP trong một khoảng thời gian nhất định từ 4 đến 6 tháng. Vai trò tham gia trong dự án ERP thông thường sẽ có các vị trí: Giám đốc dự án, Quản trị dự án và Người dùng chính (Key User).

Giám đốc dự án: Thông thường là Tổng Giám đốc, Phó Tổng Giám đốc, Giám đốc Chiến lược

• Là người có thẩm quyền cao nhất để xác định các mục tiêu và phạm vi triển khai của dự án.
• Hiểu biết đầy đủ các ngành nghề và quy trình hoạt động của công ty.
• Là người có uy tín, có khả năng kết nối, thúc đẩy và tạo động lực cho các thành viên trong dự án để thực hiện được mục tiêu dự án đề ra.
• Phân công nguồn lực và cam kết thời gian tham gia của các thành viên trong dự án.
• Tiên phong ứng dụng các quy trình và giải pháp chuẩn của hệ thống.
• Phê duyệt các thay đổi lớn liên quan đến giải pháp tích hợp giữa các bộ phận phòng ban nếu các bộ phận không tự kết nối và giải quyết được với nhau.
• Thời gian tham gia dự án trung bình: 01 ngày/tuần hoặc khi phát sinh vấn đề cần Giám đốc dự án ra quyết định.

Quản trị dự án: Thông thường là Phó Tổng Giám đốc, Giám đốc Thông tin, Giám đốc Tài chính, Quản trị Dự án đã có kinh nghiệm triển khai ERP

• Nắm rõ ngành nghề và hoạt động kinh doanh của công ty, là người có khả năng kết nối và phối hợp với các bộ phận để triển khai dự án.
• Xây dựng kế hoạch triển khai, triển khai kế hoạch công việc đã thống nhất đến các bộ phận và phòng ban.
• Xác định, quản lý các mục tiêu, phạm vi và các sản phẩm được bàn giao của dự án.
• Theo dõi tiến độ và hỗ trợ các bộ phận phòng ban thực hiện các công việc theo kế hoạch đã đề ra.
• Phối hợp với các bộ phận phòng ban giải quyết các vấn đề phát sinh trong dự án hàng tuần ngay khi có phát sinh.
• Báo cáo tình trạng dự án với Giám đốc dự án và đội dự án hàng tuần.
• Tổ chức thực hiện truyền thông dự án.
• Thời gian tham gia dự án: 01 buổi/ngày

Người dùng chính (Key – Users):

• Là những người nắm rõ quy trình nghiệp vụ của phân hệ mình phụ trách.
• Cung cấp đầy đủ các thông tin về hiện trạng các quy trình, mẫu biểu đang sử dụng tại công ty.
• Phối hợp với đối tác đưa ra các giải pháp thích hợp nhất cho phạm vi phân hệ mà mình quản lý.
• Tham gia và thống nhất các quy trình nghiệp vụ do đối tác tư vấn trình bày.
• Xem xét và xác nhận các giải pháp trong phạm vi phân hệ của mình phụ trách.
• Điều động nhân viên nghiệp vụ của phân hệ mình phụ trách tham gia dự án khi cần thiết.
• Chạy thử nghiệm hệ thống mới và chấp nhận hệ thống.
• Đào tạo lại cho Người dùng cuối cùng (End-Users).
• Thời gian tham gia dự án trung bình: Trung bình 01 buổi/ngày trong các giai đoạn liên quan của dự án (khảo sát, xem xét giải pháp, kiểm thử chấp nhận hệ thống).
• Việc tham gia của lãnh đạo và quản lý các cấp trong dự án ERP càng nhiều thì tỷ lệ thành công của dự án ERP càng cao.

3. Tuân thủ phương pháp luận triển khai ERP

Phương pháp luận triển khai ERP được các hãng xây dựng và đúc kết dựa trên kinh nghiệm triển khai ERP thành công cho hàng ngàn doanh nghiệp trên thế giới.

Do đó, để đảm bảo triển khai thành công, sử dụng hiệu quả nguồn lực và giảm thiểu rủi ro khi triển khai ERP, doanh nghiệp cần tuân thủ tuyệt đối đúng phương pháp luận triển khai của hãng ERP đã xây dựng. Đây cũng là điều kiện cần và tiên quyết để triển khai thành công dự án ERP.

4. Ứng dụng quy trình chuẩn (Best practices) của hãng ERP

Mua hệ thống ERP đồng nghĩa với việc mua các quy trình tích hợp và kinh nghiệm quản lý tiên tiến đạt chuẩn quốc tế, vì vậy doanh nghiệp phải khai thác và ứng dụng các quy trình chuẩn và tính hợp của hệ thống. Doanh nghiệp muốn chuẩn hóa hoạt động sản xuất kinh doanh và mở rộng quy mô thì càng phải ứng dụng quy trình chuẩn (Best Practices) để thống nhất các chỉ tiêu quản trị và điều hành của toàn công ty, nhà máy, chi nhánh.

Ứng dụng quy trình chuẩn (Best Practices) trong triển khai ERP sẽ mang lại những lợi ích cho doanh nghiệp như sau:

• Áp dụng quy trình đã được nghiên cứu và triển khai thành công trong thực tế từ các doanh nghiệp lớn, giúp hệ thống ERP hoạt động hiệu quả hơn.
• Đồng thời cắt giảm các khoản chi phí cho việc nghiên cứu hệ thống, giúp tối ưu nguồn lực công ty.
• Hạn chế các vấn đề phát sinh từ hệ thống.

5. Đào tạo và chuyển đổi hệ thống

Đào tạo người dùng chính (Key Users) và người dùng cuối (End Users):

Sử dụng phương pháp Train the Trainer, nghĩa là đối tác triển khai sẽ đào tạo cho đội ngũ Key Users của doanh nghiệp để thực hiện thành thạo trên hệ thống. Sau đó, Key Users sẽ tiến hành kiểm tra hệ thống so với giải pháp đã thống nhất. Khi hoàn thành xác nhận sẽ tiến hành chuyển dự án qua giai đoạn chuyển đổi để vận hành chính thức và Key Users sẽ lên kế hoạch để đào tạo lại cho người dùng cuối (End Users).

 

Phương pháp Train the Trainer giúp cho người dùng chính (Key Users) kiểm soát tốt và làm chủ hệ thống khi đưa vào vận hành chính thức. Người dùng chính sẽ trực tiếp đào tạo và hướng dẫn cho người mới khi có sự thay đổi bổ sung nhân sự.Việc chuyển đổi hệ thống rất quan trọng, vì đây là dữ liệu danh mục (Master Data) và số dư đầu kỳ được chuyển đổi đầu tiên vào hệ thống để vận hành chính thức hệ thống. Để chuyển đổi dữ liệu thành công và đảm bảo tính chính xác, doanh nghiệp phải có ít nhất 3 lần chuyển trước khi đưa hệ thống đi vào vận hành chính thức.

6. Vận hành chính thức

Hệ thống ERP đi vào vận hành chính thức, doanh nghiệp chỉ vận hành duy nhất một hệ thống để đảm bảo hệ thống có thể vận hành online.

Các giao dịch phát sinh phải nhập liệu và kiểm soát tức thời trên hệ thống ERP, kiểm soát công việc hàng ngày trên hệ thống ERP, tất cả các chứng từ và báo cáo in ra từ hệ thống để kiểm soát, ký chứng từ, luân chuyển và lưu trữ chứng từ.

7. Truyền thông trong quá trình triển khai hệ thống ERP

Để triển khai thành công dự án ERP, doanh nghiệp cần có lãnh đạo cao nhất cùng tham gia thực hiện truyền thông và cổ vũ cho dự án ERP.

Truyền thông là hoạt động rất quan trọng trong dự án. Thực hiện truyền thông thường xuyên, định kỳ sẽ giúp cập nhật kịp thời các thông tin và cột mốc quan trọng đã đạt được trong dự án. Từ đó, giúp cho toàn thể ban dự án và công ty cập nhật tiến trình dự án đang thực hiện.

Khi ban lãnh đạo trực tiếp tham gia vào truyền thông sẽ tạo nên sự gắn kết giữa các bộ phận liên quan, đồng thời thúc đẩy và cam kết thực hiện chuyển đổi thành công dự án.

CÁCH THỨC TRUYỀN THÔNG

1.  Xây dựng kế hoạch truyền thông tổng thể và chi tiết cho mỗi giai đoạn.
2. Trong mỗi giai đoạn cần thực hiện truyền thông ở các nội dung chính và quan trọng:

• Thông qua bản tin, quyết định, mini game, bài Test online và truyền thông đến toàn thể nhân viên có liên quan (Meeting, Mail, Poster, Banner, News).
• Tổ chức họp trực tiếp và truyền thông mục tiêu, tầm quan trọng cần đạt được của từng giai đoạn.
• Mỗi giai đoạn của dự án sau khi kết thúc cần có 1 bản tin định kỳ.

Lời kết

 Tại Việt Nam, hiện nay nhu cầu ứng dụng hệ thống ERP cũng được các doanh nghiệp quan tâm và trở thành xu hướng tất yếu trong điều hành và quản trị doanh nghiệp nhằm nâng cao năng lực quản trị, tối ưu chi phí và tăng khả năng cạnh tranh khi tham gia vào sân chơi toàn cầu.

 

Để triển khai dự án ERP thành công cần nhiều sự quan tâm và cam kết tham gia của lãnh đạo các cấp trong dự án, kinh nghiệm của đối tác triển khai được chứng minh qua thực tiễn các dự án thành công, đội dự án tuân thủ đúng quy trình triển khai và áp dụng các quy trình chuẩn ERP phù hợp với doanh nghiệp.

 

Citek là doanh nghiệp tư vấn triển khai bộ giải pháp chuyển đổi số toàn diện (Giải pháp ERP Oracle NetSuite & SAP), MES, Data Collection, CRM, Data Warehouse, Business Planning, Business Intelligence,…

Citek đã đạt được sự tín nhiệm của các công ty toàn cầu và các công ty hàng đầu trong nước như: Tập đoàn Hoà Phát, Tập đoàn Gelex, Tập đoàn Lộc Trời, Eurowindow, Tập đoàn THP, Adidas, Phenikaa, Dược Nanogen, Cadivi, Thibidi, Honda Việt Nam, Thuỷ sản Minh Phú, Nippon Paint, Tôn Nam Kim, Thép SMC, Diana, Big C, Novaland, Mitsubishi Electric, Tecan,…

Với những đóng góp quan trọng trong lĩnh vực Chuyển đổi số, vừa qua, Citek được vinh danh tại Giải thưởng TOP 10 DOANH NGHIỆP CNTT VIỆT NAM 2021, Giải thưởng SAO KHUÊ 2021 và Giải thưởng Sao Vàng Đất Việt 2021. Bên cạnh đó, Citek cũng là đối tác duy nhất tại Việt Nam được SAP vinh danh SAP S/4HANA Partner of The Year 2020, đối tác phát triển nhanh nhất của SAP khu vực Châu Á Thái Bình Dương 2019.