EnglishQuản trị dự án SAP ERP và kinh nghiệm triển khai ERP
CITEK
ERP là phương thức quản trị mới giúp cho các chủ doanh nghiệp và các nhà điều hành quản trị tốt tài sản, nguồn vốn, doanh thu, chi phí và các hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Hệ thống ERP giúp cho doanh nghiệp biết được các điểm mạnh, điểm yếu của công ty, biết các ngành nghề và sản phẩm là thế mạnh của công ty, biết được thị trường và khách hàng đem lại hiệu quả cho công ty, việc ứng dụng thành công ERP cũng giúp cho doanh nghiệp tiếp cận với chuẩn quản lý tiên tiến của quốc tế từ đó nâng cao năng lực cạnh tranh và phát triển bền vững trong nền kinh tế hội nhập toàn cầu. Dựa vào kinh nghiệp thực tiễn triển khai ERP hơn 10 năm, chúng tôi nhận định 5 yếu tố sau dẫn đến triển khai thành công dự án ERP.
- Xác định đúng nhu cầu và phạm vi nghiệp vụ cần triển khai, lựa chọn đối tác triển khai phù hợp.
Chủ doanh nghiệp và các nhà điều hành cần nhận định rõ các khó khăn và bức xúc của doanh nghiệp hiện nay cũng như những thách thức khi phát triển và cạnh tranh từ 3 đến 5 năm tới để xác định đúng nhu cầu đầu tư hệ thống ERP và xác định phạm vi nghiệp vụ ERP cần triển khai phù hợp với với lộ trình phát triển của doanh nghiệp và khả năng tiếp nhận và vận hành của nhân sự công ty.
Sau khi xác định rõ nhu cầu và bức xúc sẽ tiến hành lựa chọn đối tác triển khai phù hợp, đối tác triển khai phải có nhiều kinh nghiệm và phải được chứng minh qua thực tiễn đã triển khai thành công giải pháp ERP ở nhiều doanh nghiệp cùng lãnh vực với quy mô doanh nghiệp ngang bằng hoặc lớn hơn quy mô doanh nghiệp hiện nay. Đối tác triển khai cần hiểu rõ ngành nghề, các quy định của kế toán Việt Nam cũng như văn hóa doanh nghiệp Việt Nam để dễ dàng trao đổi, phối hợp và thảo luận trong quá trình xây dựng giải pháp, chuyển giao giải pháp, đào tạo người dùng cuối và hỗ trợ khi hệ thống vận hành chính thức.
- Nhân sự của doanh nghiệp tham gia triển khai dự án
Việc triển khai giải pháp ERP tiến hành ở tất cả các bộ phận và phòng ban của toàn doanh nghiệp, tác động đến hoạt động quản trị toàn doanh nghiệp từ quản lý cấp cao đến quản lý cấp trung và nhân viên thừa hành tác nghiệp. Triển khai ERP làm thay đổi cách thức tương tác cũng như quy trình vận hành, hoạt động giữa các bộ phận với nhau. Vì vậy nhân sự của doanh nghiệp tham gia vào triển khai ERP rất gian nan, nhiều thách thức và thời gian kéo dài trong một khoảng thời gian nhất định từ 8 đến 12 tháng. Tổ chức dự án ERP thường được xây dựng như sau:
Giám đốc dự án: Thông thường là TGĐ, Phó TGĐ, giám đốc chiến lược
- Là người có thẩm quyền cao nhất để xác định các mục tiêu và phạm vi triển khai của dự án.
- Hiểu biết đầy đủ các ngành nghề và quy trình hoạt động của công ty, là người có uy tín và có khả năng kết nối, thúc đẩy và tạo động lực cho các thành viên trong dự án để thực hiện được mục tiêu dự án đề ra
- Phân công nguồn lực và cam kết thời gian tham gia của các thành viên trong dự án.
- Tiên phong ứng dụng các quy trình và giải pháp chuẩn của hệ thống, phê duyệt các thay đổi lớn liên quan đến giải pháp tích hợp giữa các bộ phận phòng ban nếu các bộ phận không tự kết nối và giải quyết được với nhau.
- Cỗ vũ động viên và giữ lữa nhằm hỗ trợ đội dự án đạt được các mục tiêu dự án đề ra.
- Thời gian tham gia dự án trung bình: 1 ngày/tuần hoặc khi phát sinh vấn đề cần Giám đốc dự án ra quyết định.
Quản trị dự án: Thông thường là PTGĐ, CIO, CFO, QTDA đã có kinh nghiệm triển khai ERP
- Nắm rõ ngành nghề và hoạt động kinh doanh của công ty, là người có khả năng kết nối và phối hợp với các bộ phận để thực hiện triển khai dự án
- Xây dựng kế hoạch triển khai, triển khai kế hoạch công việc đã thống nhất đến các bộ phận và phòng ban.
- Xác định và quản lý các mục tiêu, phạm vi và các sản phẩm bàn giao của dự án.
- Theo dõi tiến độ và hỗ trợ các bộ phận phòng ban thực hiện các công việc theo kế hoạch đã đề ra.
- Phối hợp với các bộ phận phòng ban giải quyết các vấn đề phát sinh trong dự án hàng tuần hoạch ngay khi có phát sinh.
- Báo cáo tình trạng dự án với giám đốc dự án và đội dự án hàng tuần.
- Tổ chức thực hiện truyền thông dự án
- Thời gian tham gia dự án: 1 buổi / 1 ngày .
Người dùng chính (Key – Users) :
- Là những người nắm rõ quy trình nghiệp vụ của phân hệ mình phụ trách.
- Cung cấp đầy đủ các thông tin về hiện trạng các quy trình, mẫu biểu đang sử dụng tại công ty.
- Phối hợp với đối tác đưa ra các giải pháp thích hợp nhất cho phạm vi phân hệ mà mình quản lý.
- Tham gia và thống nhất các quy trình nghiệp vụ do tư vấn trình bày.
- Xem xét và xác nhận các giải pháp trong phạm vi phân hệ của mình phụ trách.
- Điều động nhân viên nghiệp vụ của phân hệ mình phụ trách tham gia dự án khi cần thiết.
- Chạy thử nghiệm hệ thống mới và chấp nhận hệ thống.
- Đào tạo lại cho Người dùng cuối cùng (End-Users).
- Thời gian tham gia dự án trung bình: trung bình 1 buổi/ngày trong các giai đoạn liên quan của dự án (khảo sát, xem xét giải pháp, kiểm thử chấp nhận hệ thống).
Việc tham gia của lãnh đạo và quản lý các cấp trong dự án ERP càng nhiều thì tỷ lệ thành công của dự án ERP càng cao.
- Tuân thủ quy trình triển khai và ứng dụng quy trình chuẩn (Best practices) của hãng ERP
Để đảm bảo triển khai thành công, sử dụng hiệu quả nguồn lực và giảm thiểu rũi ro khi triển khai ERP thì doanh nghiệp cần tuân thủ đúng quy trình triển khai của hãng ERP đã xây dựng, quy trình triển khai được các hãng ERP xây dựng dựa vào tích lũy kinh nghiệm đã triển khai thành công cho hàng ngàn doanh nghiệp trên thế giới và được đúng kết lại. Vì vậy các doanh nghiệp Việt Nam muốn triển khai thành công thì chúng ta phải tuyệt đối tuân thủ quy trình triển khai và đây cũng là điều kiện cần và tiên quyết để triển khai thành công dự án ERP.
Khi chúng ta mua hệ thống ERP là chúng ta đã mua các quy trình tích hợp và kinh nghiệm quản lý tiên tiến đạt chuẩn quốc tế, vì vậy chúng ta phải khai thác và ứng dụng các quy trình chuẩn và tính hợp của hệ thống, doanh nghiệp muốn chuẩn hóa hoạt động sản xuất kinh doanh và muốn mở rộng quy mô thì càng phải ứng dụng quy trình chuẩn để thống nhất các chỉ tiêu quản trị và điều hành của toàn công ty, nhà máy, chi nhánh.
Ví dụ: Tại sao Tập đoàn Unilever có thể quản lý được hoạt động sản xuất trên toàn cầu, công ty ngày càng mở rộng về quy mô sản xuất, mở rộng thị trường và mở rộng thị phần ? Câu trả lời đơn giản là Unilever đã ứng dụng duy nhất một hệ thống quản trị ERP và đồng nhất ứng dụng các quy trình chuẩn trên toàn cầu, đồng nhất quy trình từ mua hàng, quản lý kho, bán hàng, tài chính kế toán,…. và tất cả các quốc gia đều ứng dụng đúng quy trình chuẩn (Best Practices), chứ không phải từng quốc gia có các quy trình đặc thù và xây dựng quy trình đặc thù riêng cho từng quốc gia và phụ thuộc vào người quản trị, điều hành và tác nghiệp.
- Đào tạo và chuyển đổi hệ thống : Chuyển đổi nhiều lần để đảm bảo tính đúng đắn và chính xác của dự liệu
Đào tạo người dùng chính (Key Users) và người dùng cuối (End Users): Sử dụng phương pháp train the trainer, nghĩa là đối tác triển khai sẽ đào tạo cho đội ngũ Key Users của doanh nghiệp để thực hiện thành thạo trên hệ thống, sau đó Key Users sẽ tiến hành kiểm tra hệ thống so với giải pháp đã thống nhất và hoàn thành xác nhận thì chuyển dự án qua giai đoạn chuyển đổi để vận hành chính thức và Key Users sẽ lên kế hoạch để đào tạo lại cho người dùng cuối (End Users).
Phương pháp train the trainer giúp cho người dùng chính (Key Users) kiểm soát tốt hệ thống và sẽ làm chủ hệ thống khi đưa vào vận hành chính thức, người dùng chính sẽ đào tạo và hướng dẫn cho người mới khi có thay đổi bổ sung nhân sự.
Việc chuyển đổi hệ thống rất quan trọng, vì đây là dữ liệu danh mục (Master data) và số dư đầu kỳ được chuyển đổi đầu tiên vào hệ thống để vận hành chính thức hệ thống. Để chuyển đổi dữ liệu thành công và đảm bảo tính chính xác chúng ta phải có ít nhất 3 lần chuyển trước khi đưa hệ thống váo vận hành chính thức.
- Vận hành chính thức hệ thống ERP (Go Live):
Vận hành chính thức hệ thống ERP và chỉ vận hành duy nhất một hệ thống để đảm bảo hệ thống vận hành online. Các giao dịch phát sinh phải nhập liệu và kiểm soát tứng thời trên hệ thống ERP, kiểm soát công việc hàng ngày trên hệ thống ERP, tất cả các chứng từ và báo cáo in ra từ hệ thống để kiểm soát, ký chứng từ, luân chuyển và lưu trữ chứng từ.
Kết luận: Để triển khai thành công dự án ERP thì cần sự quan tâm và cam kết tham gia của lãnh đạo các cấp trong dự án, kinh nghiệm của đối tác triển khai được chứng minh qua thực tiễn các dự án thành công, đội dự án tuân thủ đúng quy trình triển khai và áp dụng các quy trình chuẩn phù hợp với doanh nghiệp.