Theo báo cáo của PwC, các hoạt động tài chính thủ công tốn hơn 30-40% thời gian so với tự động hóa. Chưa kể, gần 70% lãnh đạo cho biết họ đã từng đưa ra những quyết định kinh doanh sai lầm do dựa trên số liệu từ các báo cáo tài chính không chính xác. Có thể thấy, tự động hóa và minh bạch tài chính luôn là vấn đề cấp thiết đối với mọi doanh nghiệp.
Vậy, một doanh nghiệp cho thuê bất động sản công nghiệp và dịch vụ hậu cần như BW Industrial đã làm gì để quản trị mô hình đa công ty với hệ thống ERP? Cùng Citek tìm hiểu trong Case study sau!
Công ty được thành lập dựa trên tầm nhìn chung giữa Warburg Pincus – quỹ đầu tư tư nhân hàng đầu thế giới tập trung đầu tư vào các công ty tăng trưởng cao với tổng tài sản được quản lý (AUM) hơn 85 tỷ USD và Becamex IDC – tập đoàn chuyên phát triển các khu công nghiệp quy mô lớn đồng thời là một trong những công ty sở hữu quỹ đất công nghiệp lớn nhất tại các vùng kinh tế trọng điểm tại Việt Nam.
Sở hữu quỹ đất đắc địa rộng 8,15 triệu m2 tại 37 dự án và nằm trên 28 vị trí kinh tế chiến lược trải dài khắp cả nước, BW đã thu hút được sự quan tâm của các nhà đầu tư và đối tác chiến lược. Đặc biệt, trước xu hướng chuyển dịch cơ sở sản xuất trên thế giới về Việt Nam, cùng với sự gia tăng nhu cầu đối với thị trường trong nước và tốc độ tăng trưởng vượt bậc của thương mại điện tử, BW đang tập trung phát triển sản phẩm dành cho công nghiệp nhẹ và nhà kho hiện đại để đáp ứng nhu cầu ngày càng tăng cao của thị trường.
Với 800 triệu USD đầu tư từ các cổ đông và quan hệ đối tác chiến lược với nhiều khách hàng thương mại điện tử và logistic có quy mô lớn trong khu vực, BW đang có những bước tiến mạnh mẽ tại thị thị trường Việt Nam.
Với khối lượng giao dịch lớn và phức tạp, việc sử dụng nhiều hệ thống riêng lẻ khiến BW tốn rất nhiều thời gian và nguồn lực trong việc vận hành. Một số tác vụ thậm chí còn phải xử lý thủ công trên Excel. Không những vậy, dữ liệu bị phân tán trên nhiều nguồn cũng ảnh hưởng đến khả năng kiểm soát nội bộ và hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.
Bên cạnh đó, BW còn gặp phải vấn đề trong việc quản lý dự án. Số lượng dự án lớn nhưng lại không thể theo dõi và tối ưu theo thời gian thực khiến nhiều công việc bị gián đoạn. Thêm vào đó, các quy trình chưa được tự động hóa còn gây nên nhiều sai sót trong dữ liệu. Chẳng hạn như phần tính toán giá trị khấu hao của tài sản sẽ bị sai lệch khi có thay đổi về giá trị nguyên giá; hoặc không theo dõi được tuổi nợ của khoản phải thu và phải trả.
Ngoài ra, báo cáo cũng là một khó khăn của BW. Hệ thống mà công ty đang sử dụng cung cấp rất ít báo cáo. Việc điều chỉnh form mẫu cũng tốn nhiều thời gian. Điều này khiến công ty chưa thể tối ưu về việc truy xuất, phân tích dữ liệu trong tác nghiệp hằng ngày và hoạt động quản trị.
Điều này đã giúp BW tăng cường khả năng kiểm soát nội bộ, đồng thời tăng độ uy tín của dữ liệu. Đây cũng là điểm được người dùng chính (key-user) đánh giá cao khi NetSuite thực hiện khảo sát tại BW sau khi triển khai dự án.
Theo ông Phạm Quang Chiến – Giám đốc Dự án của Citek, yếu tố làm nên thành công của dự án là sự cam kết của các bên. Ban lãnh đạo của cả BW và Citek đều cam kết tham gia xuyên suốt dự án, đồng thời sắp xếp thời gian cho người dùng chính tham gia vào giai đoạn triển khai. Kết hợp với truyền thông nội bộ về tầm quan trọng của dự án, kế hoạch và tiến độ dự án, hệ thống cuối cùng được hơn 88,5% người dùng chính hài lòng. Thêm vào đó, các bên đều có sự thống nhất cao về các mục tiêu chung và nhiệm vụ cần thực thiện. Cuối cùng nhưng không kém phần quan trọng, Citek đã thực hiện theo đúng cam kết về nguồn lực, thời gian để có thể đưa hệ thống Netsuite vận hành hiệu quả ở BWID!