Câu chuyện của BW

Công ty Cổ phần Phát triển Công nghiệp BW (BW) là nhà phát triển bất động sản công nghiệp và dịch vụ hậu cần cho thuê hàng đầu Việt Nam. Công ty được thành lập dựa trên tầm nhìn chung giữa Warburg Pincus – quỹ đầu tư tư nhân hàng đầu thế giới tập trung đầu tư vào các công ty tăng trưởng cao với tổng tài sản được quản lý (AUM) hơn 85 tỷ USD và Becamex IDC – tập đoàn chuyên phát triển các khu công nghiệp quy mô lớn đồng thời là một trong những công ty sở hữu quỹ đất công nghiệp lớn nhất tại các vùng kinh tế trọng điểm tại Việt Nam.

Sở hữu quỹ đất đắc địa rộng 8,15 triệu m2 tại 37 dự án và nằm trên 28 vị trí kinh tế chiến lược trải dài khắp cả nước, BW đã thu hút được sự quan tâm của các nhà đầu tư và đối tác chiến lược. Đặc biệt, trước xu hướng chuyển dịch cơ sở sản xuất trên thế giới về Việt Nam, cùng với sự gia tăng nhu cầu về bất động sản công nghiệp đối với thị trường trong nước và tốc độ tăng trưởng vượt bậc của thương mại điện tử, BW đang tập trung phát triển sản phẩm dành cho công nghiệp nhẹ và nhà kho hiện đại để đáp ứng nhu cầu ngày càng tăng cao của thị trường.

Với 800 triệu USD đầu tư từ các cổ đông và quan hệ đối tác chiến lược với nhiều khách hàng thương mại điện tử và logistic có quy mô lớn trong khu vực, BW đang có những bước tiến mạnh mẽ tại thị thị trường Việt Nam.

Thách thức đối với BW

Đi cùng với sự phát triển nhanh chóng là thách thức trong việc quản lý tài chính và nghiệp vụ của công ty mẹ và các công ty con. Với khối lượng giao dịch lớn và phức tạp, việc sử dụng nhiều hệ thống riêng lẻ khiến BW tốn rất nhiều thời gian và nguồn lực. Một số tác vụ thậm chí còn phải xử lý thủ công trên Excel. Không những vậy, dữ liệu bị phân tán trên nhiều nguồn cũng ảnh hưởng đến khả năng kiểm soát nội bộ và hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.

Bên cạnh đó, BW còn gặp phải vấn đề trong quản lý dự án. Số lượng dự án bất động sản công nghiệp ngày càng tăng, nhưng công ty lại không thể theo dõi và tối ưu theo thời gian thực khiến nhiều công việc bị gián đoạn. Thêm vào đó, các quy trình chưa được tự động hóa còn gây nên nhiều sai sót trong dữ liệu. Chẳng hạn như phần tính toán giá trị khấu hao của tài sản sẽ bị sai lệch khi có thay đổi về giá trị nguyên giá; hoặc không theo dõi được tuổi nợ của khoản phải thu và phải trả.

Ngoài ra, báo cáo cũng là khó khăn của BW. Hệ thống mà công ty đang sử dụng cung cấp rất ít báo cáo. Việc điều chỉnh form mẫu cũng tốn nhiều thời gian. Điều này khiến công ty chưa thể tối ưu về việc truy xuất, phân tích dữ liệu trong tác nghiệp hằng ngày và hoạt động quản trị.

Do đó, để giải quyết những thách thức trên, BW đã quyết định đầu tư vào một hệ thống quản trị mô hình đa công ty, đa chuẩn mực (bao gồm chuẩn mực kế toán quốc tế và chuẩn mực kế toán Việt Nam) nhằm đáp ứng tối ưu nguồn lực, tự động hóa quy trình vận hành và rút ngắn thời gian ra quyết định quản trị chiến lược.

Giải pháp từ Citek

Sau quá trình trao đổi và trực tiếp nghiên cứu, phân tích tình hình công ty, Citek đã xây dựng một hệ thống ERP Oracle NetSuite dành riêng cho BW. Hệ thống tập trung vào 3 vấn đề chính: Quản lý ngân sách; Quản lý hợp đồng vay, hợp đồng tiền gửi; và Báo cáo theo chuẩn mực kế toán Việt Nam. Cụ thể:

• Citek đã triển khai hệ thống NetSuite Core ERP với phân hệ Tài chính nâng cao gồm Quản lý tiền mặt và tiền gửi (CM), Kế toán tổng hợp (GL), Kế toán công nợ phải trả (AP), Kế toán công nợ phải thu (AR) và Quản lý tài sản cố định (FAM). Đồng thời, hệ thống còn có NetSuite OneWorld – một nền tảng tích hợp và hợp nhất nhiều loại tiền tệ, quy tắc thuế và các yêu cầu báo cáo trong các hoạt động kinh doanh đa quốc gia và đa công ty của doanh nghiệp.

• Citek còn thực hiện triển khai phân hệ Quản lý hoạt động cho thuê (Lease management) để quản lý toàn bộ thông tin của Hợp đồng cho thuê. Đồng thời, tích hợp Hóa đơn điện tử (E-invoice) và hệ thống E-Office để cập nhật thông tin của các bộ phận trong công ty, giảm thiểu thời gian và nỗ lực ghi nhận của kế toán.

Hệ thống ERP Oracle NetSuite còn được thiết kế cho BW với mục tiêu giải quyết các nghiệp vụ đang được xử lý thủ công, chẳng hạn như đánh giá chênh lệch tỷ giá hay xây dựng các báo cáo hợp nhất, báo cáo IFRS; đồng thời rút ngắn thời gian đóng sổ. Bên cạnh đó, hệ thống còn được tối ưu để BW có thể quản lý ngân sách theo giai đoạn dự án và khoản mục chi phí; dễ dàng quản lý các bất động sản công nghiệp từ giai đoạn hình thành đến khi đưa vào khai thác.

Kết quả đạt được với hệ thống ERP Oracle NetSuite

Sau 6 tháng đồng hành, hệ thống ERP True Cloud của BW do Citek triển khai đã vận hành thành công tại công ty mẹ và hơn 40 công ty thành viên của BW tại các khu công nghiệp trên toàn quốc – góp phần giúp BW xây dựng hệ thống quản trị mô hình đa công ty.

Ông Paul Wee – Giám đốc Tài chính của BW đã chia sẻ, hệ thống ERP mới đã giúp BW cải thiện năng suất rõ rệt nhờ tiết kiệm thời gian cho các hoạt động Kế toán - Tài chính. Giờ đây, nhiều nghiệp vụ đã có thể thực hiện ngay trên hệ thống, giúp rút ngắn thời gian đóng sổ và dễ dàng báo cáo hơn.

Bên cạnh đó, các dữ liệu và hồ sơ của BW đều đã được lưu trữ trên hệ thống. Dữ liệu được thu thập một cách minh bạch, được kiểm soát chặt chẽ và nhất quán. Điều này đã giúp BW tăng cường khả năng kiểm soát nội bộ, đồng thời tăng độ uy tín của dữ liệu. Đây cũng là điểm được người dùng chính (key-user) đánh giá cao khi NetSuite thực hiện khảo sát tại BW sau khi triển khai dự án.

Theo ông Phạm Quang Chiến – Phó Tổng giám đốc của Citek, yếu tố làm nên thành công của dự án là sự cam kết của các bên. Ban lãnh đạo của cả BW và Citek đều cam kết tham gia xuyên suốt dự án, đồng thời sắp xếp thời gian cho người dùng chính tham gia vào giai đoạn triển khai. Kết hợp với truyền thông nội bộ về tầm quan trọng của dự án, kế hoạch và tiến độ dự án, hệ thống cuối cùng được hơn 88,5% người dùng chính hài lòng.

Thêm vào đó, các bên đều có sự thống nhất cao về các mục tiêu chung và nhiệm vụ cần thực thiện. Cuối cùng nhưng không kém phần quan trọng, Citek đã thực hiện theo đúng cam kết về nguồn lực, thời gian để có thể đưa hệ thống Netsuite vận hành hiệu quả ở BW!

Với đội ngũ chuyên gia hơn 20 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực triển khai hệ thống ERP, Citek sẽ đồng hành cùng doanh nghiệp trên hành trình phá vỡ giới hạn, tăng trưởng đột phá! Liên hệ ngay với chúng tôi TẠI ĐÂY để được tư vấn thêm!

Thông tin thêm về Citek

Công ty Cổ phần Công nghệ Citek là doanh nghiệp tư vấn và triển khai nhiều bộ giải pháp chuyển đổi số toàn diện ERP (Oracle NetSuite & SAP), giải pháp CRM Salesforce, cũng như các giải pháp MES, Data Warehouse, Data Collection, IBP, Business Planning, Business Intelligence,… – được tích hợp với các platform và các giải pháp khác như DMS, HCM, Delivery, E-commerce,…

Citek đạt được sự tín nhiệm của 100+ khách hàng uy tín trong và ngoài nước về tư vấn và triển khai giải pháp quản trị tổng thể trong quản trị và điều hành: MOG group, KCN Việt Nam, Mutosi, Namilux, Dược Nanogen, Hòa Phát Dung Quất, Gelex Electric, Cadivi, VAS Group, Eurowindow, Tập đoàn Lộc Trời, Diana-Unicharm, Maison, Honda Việt Nam, Uniben, Ajinomoto, Fullbright University, Vicostone, Hòa Bình Minh, Gỗ An Cường,…