Phần mềm kế toán và ERP – Đâu là lựa chọn phù hợp cho doanh nghiệp?

Phần mềm kế toán là gì?

Ngay từ tên gọi “phần mềm kế toán” đã thể hiện đây là phần mềm tập trung vào các hoạt động tài chính của doanh nghiệp. Phần mềm giúp theo dõi và kiểm soát các khoản phải thu, phải trả; song song với các hoạt động khác như kế toán tổng hợp, kế toán tài sản, theo dõi các hợp đồng vay… Một ví dụ rõ ràng là hệ thống kế toán có khả năng hỗ trợ kế toán viên trong việc kiểm tra dữ liệu bút toán kép (double entry), nhằm đảm bảo dữ liệu luôn được ghi nhận đầy đủ và chính xác.

ERP là gì?

ERP là một hệ thống tích hợp giúp doanh nghiệp điều hành hầu hết các hoạt động trong tổ chức. Cơ sở dữ liệu của ERP bao gồm thông tin đầu vào từ nhiều bộ phận như Kế toán, Nhân sự, Sản xuất, Marketing, Sales, Chuỗi cung ứng và các phòng ban khác. Nhờ vậy, lãnh đạo doanh nghiệp có thể nắm bắt tình hình công ty một cách toàn diện với một cơ sở dữ liệu thống nhất. Bên cạnh đó, ERP còn giúp doanh nghiệp tự động hóa quy trình kinh doanh; đồng thời xác định những lỗ hổng trong quy trình để cải tiến và thúc đẩy hiệu suất liên tục.

ERP lần đầu tiên xuất hiện vào năm 1990, khi Gartner nhận định đây là một loại phần mềm riêng biệt. Hệ thống ERP đã đồng hành cùng rất nhiều công ty và tập đoàn lớn trong nhiều thập kỷ qua. Đến nay, cùng với sự phát triển của điện toán đám mây, Cloud-based ERP còn tiếp cận đến cả những công ty nhỏ và vừa.

Tìm hiểu thêm về ERP: ERP là gì? Lợi ích của Hệ thống ERP trong quản lý Doanh nghiệp

Sự khác biệt giữa ERP và phần mềm kế toán là gì?

Đối với những doanh nghiệp nhỏ, khi phát triển đến một quy mô nhất định, bạn sẽ nhận ra mình ngày càng tốn nhiều thời gian cho việc xử lý sổ sách. Những công việc vốn dễ dàng quản lý bằng Excel dần trở nên quá tải đối với các kế toán viên. Lúc này, lãnh đạo doanh nghiệp sẽ bắt đầu tìm kiếm các giải pháp tự động hóa. Và suy nghĩ đầu tiên đến với họ thường là một phần mềm kế toán. Giải pháp này sẽ ngay lập tức giải quyết những vấn đề thường thấy của một doanh nghiệp đang phát triển như theo dõi doanh số bán hàng; thu tiền, thanh toán cho các nhà cung cấp, và tính toán lợi nhuận.

Tuy nhiên, phần mềm kế toán lại không thể tự theo dõi hoạt động, tiến độ của các nhà cung cấp; quản lý số nhân sự đang ngày một tăng lên; hay cung cấp thông tin về chi phí và hoạt động của kho hàng theo thời gian thực;… Vậy nên bên cạnh phần mềm kế toán, doanh nghiệp còn phải sử dụng song song những bảng tính hoặc phần mềm khác để quản lý nhân sự, sản xuất, khách hàng,…

…Hoặc tập trung toàn bộ dữ liệu trên một hệ thống ERP. ERP không chỉ có phân hệ Kế toán với những chức năng tương tự một phần mềm kế toán độc lập; mà còn có những phân hệ khác như quản lý chuỗi cung ứng, quản lý quan hệ khách hàng (CRM), hay quản lý nhân sự (HRM),… Nhờ đó, các lãnh đạo có thể kiểm soát toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp chỉ bằng một hệ thống. Đồng thời, doanh nghiệp cũng có thể tìm ra những insight quan trọng từ hoạt động giữa các phòng ban – một điều rất khó thực hiện khi dữ liệu bị phân tán ở nhiều nguồn. Bảng dưới đây sẽ so sánh cụ thể những ưu nhược điểm của phần mềm kế toán so với hệ thống ERP.

Bảng so sánh những khác biệt chính giữa ERP và phần mềm kế toán

Tại sao ERP lại là lựa chọn đúng đắn để tăng trưởng?

Khi mới thành lập, các công ty thường giải quyết công việc theo từng sự vụ, việc đến đâu làm đến đó. Tuy nhiên khi doanh nghiệp phát triển hơn, cách tiếp cận này không còn phù hợp nữa. Bởi khi này, số lượng đơn hàng không còn là vài chục, vài trăm nữa, mà có thể lên đến con số hàng ngàn, chục ngàn đơn. Các nguồn cung ứng cũng không còn gói gọn trong thành phố nữa, mà có thể đến từ nước ngoài với thời gian vận chuyển tính bằng tuần hoặc tháng. Do đó, doanh nghiệp cần có một hệ thống tự động hóa để kiểm soát và lên kế hoạch cho những công việc này.

Với nhiều phân hệ có khả năng đáp ứng đa dạng hoạt động của doanh nghiệp, ERP là lựa chọn có khả năng tự động hóa và mở rộng tốt nhất cho các công ty đang phát triển. Bên cạnh đó, ERP còn giúp lãnh đạo có cái nhìn bao quát về doanh nghiệp của mình nhờ tập trung tất cả quy trình và chức năng vào một cơ sở dữ liệu duy nhất. Nhờ đó, lãnh đạo có thể điều hành doanh nghiệp một cách xuyên suốt và hiệu quả hơn.

Lấy ví dụ với một doanh nghiệp đang thực hiện quy trình từ đặt hàng đến thu tiền (order-to-cash process). Quá trình này bắt đầu khi bộ phận sales chốt đơn hàng hoặc khách hàng tự đặt mua từ website. Yêu cầu sẽ được chuyển đến bộ phận kho. Sau đó, thủ kho sẽ lập danh sách các sản phẩm trong đơn hàng, lấy sản phẩm từ kệ và ghi nhận chúng được đã được chuyển khỏi kho rồi giao cho bộ phận gửi hàng. Sau khi hàng được gửi đi, bộ phận kế toán sẽ xuất hóa đơn. Có thể thấy, thông tin được luân chuyển liên tục giữa các phòng ban. Nếu xử lý thủ công tất cả những hoạt động thì sẽ mất rất nhiều thời gian mà nguy cơ xảy ra lỗi lại cao hơn. Ngược lại, khi đưa lên hệ thống ERP, nhiều phần của quá trình này sẽ được tự động hóa, xử lý nhanh hơn và giảm thiểu nhiều rủi ro hơn.

Hơn nữa, nhờ khả năng tích hợp dữ liệu và hiển thị theo thời gian thực, lãnh đạo và quản lý sẽ dễ dàng quan sát tình hình hoạt động của công ty. Qua đó, có thể lên lịch trình và lập kế hoạch sản xuất, kinh doanh hiệu quả hơn; đồng thời tự động hóa chuỗi cung ứng của mình. Như với ví dụ trên, khi hàng trong kho sắp hết, bộ phận mua hàng và kế toán có thể nhanh chóng nhận thông tin trên hệ thống ERP để thực hiện bổ sung hàng hóa kịp thời.

Chọn tăng trưởng, Chọn NetSuite

Khi doanh số bắt đầu tăng lên, điều mà các doanh nghiệp nhỏ thường nghĩ đến là một phần mềm kế toán. Mục tiêu cơ bản lúc này là giải quyết các hoạt động tài chính đang quá tải. Chức năng Kế toán – Tài chính trong NetSuite ERP sẽ là giải pháp tức thời cho doanh nghiệp. Không những vậy, NetSuite ERP còn giúp doanh nghiệp nhanh chóng nắm được những số liệu tài chính quan trọng, cũng như tuân thủ các tiêu chuẩn kế toán và thuế mới nhất.

Tuy nhiên, sau khi xử lý được vấn đề về kế toán, các công ty cũng sẽ sớm nhận ra những hoạt động khác của doanh nghiệp cũng cần phần mềm và tự động hóa. Đơn giản như việc có một hệ thống gửi email tự động để xử lý đơn hàng kịp thời hơn. NetSuite ERP cung cấp khả năng vận hành cho nhiều bộ phận khác nhau trong doanh nghiệp, bao gồm quản lý đơn hàng và hàng tồn kho, quản lý nhân sự, quản lý khách hàng, quản lý kho bãi, quản lý dự án và quản lý chuỗi cung ứng.

Kết luận

Tóm lại, nếu doanh nghiệp bạn đang tìm kiếm một phương án rẻ và đơn giản để giải quyết duy nhất vấn đề Kế toán thì phần mềm kế toán là lựa chọn dành cho bạn. Còn nếu bạn muốn quản lý và hoạch định tất cả nguồn lực của doanh nghiệp một cách hiệu quả nhằm hướng đến sự tăng trưởng và phát triển thì hệ thống ERP True Cloud sẽ là một giải pháp tối ưu. LIÊN HỆ với Citek để được tư vấn cụ thể hơn về ERP và Phần mềm kế toán nhé!