EnglishTriển khai một hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) là một quá trình phức tạp, ảnh hưởng đến nhiều phòng ban trong doanh nghiệp. Do đó, việc lên kế hoạch cho quá trình triển khai, với những giai đoạn và mục tiêu cụ thể, sẽ giúp bạn kiểm soát dự án tốt hơn và tối đa hóa khả năng thành công của dự án. Ngược lại, nếu không làm rõ định hướng, phạm vi, hay cấu trúc dự án ngay từ đầu, thì khả năng cao bạn sẽ gặp phải những vấn đề nghiêm trọng hơn trong quá trình triển khai ERP. Cùng Citek tìm hiểu sáu giai đoạn chính trong kế hoạch triển khai ERP qua bài viết sau đây!
Triển khai ERP là gì?
Một hệ thống ERP tích hợp nhiều hoạt động trong doanh nghiệp như quản lý tài chính, nhân sự, bán hàng, sản xuất,… nhằm tăng năng suất và hiệu quả công việc. Triển khai ERP mô tả quá trình lập kế hoạch, cấu hình và vận hành hệ thống ERP. Quá trình này thường kéo dài trong vài tháng và là một quá trình phức tạp. Bởi lẽ, hệ thống ERP phải hỗ trợ và tự động hóa rất nhiều chức năng khác nhau trong tổ chức.
Để đảm bảo triển khai thành công, doanh nghiệp cần xác định rõ những yêu cầu của mình, cách thức thiết kế lại các quy trình trong tổ chức để tận dụng lợi thế của hệ thống, cấu hình hệ thống ERP để hỗ trợ những quy trình này và kiểm tra nghiêm ngặt trước khi triển khai cho người dùng cuối. Để tất cả những bước trên diễn ra đúng thời hạn đòi hỏi phải có kế hoạch kỹ càng; đồng thời tiếp cận một cách có hệ thống, theo từng giai đoạn.
Những giai đoạn trong kế hoạch triển khai ERP
Một kế hoạch triển khai ERP thông thường được chia thành sáu giai đoạn; mỗi giai đoạn có những mục tiêu cụ thể. Mọi doanh nghiệp đều có những đặc điểm riêng, do đó những giai đoạn này có thể khác nhau đôi chút hoặc chồng chéo lên nhau tùy thuộc vào tổ chức. Vòng đời triển khai ERP (ERP Implementation Phase Lifecycle) gồm 6 giai đoạn bao gồm Tìm hiểu & Lập kế hoạch, Thiết kế, Phát triển, Thử nghiệm, Triển khai và Hỗ trợ.
1. Tìm hiểu & Lập kế hoạch (Discovery & Planning)
Giai đoạn đầu tiên trong quá trình triển khai ERP bao gồm nghiên cứu và lựa chọn hệ thống, thành lập nhóm dự án và xác định các yêu cầu chi tiết về hệ thống.
Nhóm dự án sẽ đảm nhiệm nhiều vai trò liên quan đến việc triển khai như lên kế hoạch dự án và các mốc thời gian quan trọng, đảm bảo phân bổ nguồn lực phù hợp, đưa ra những quyết định về thiết kế và sản phẩm, cũng như quản lý dự án hằng ngày.
Nhóm dự án ERP thường bao gồm Người bảo trợ (Executive sponsor) – người ở vị trí quản lý và quan tâm đến hiệu quả của ERP đối với doanh nghiệp (thường là lãnh đạo cấp cao, CEO, BOD,…), Quản ý dự án (Project manager) và Đại diện các phòng ban sẽ sử dụng hệ thống. Sự tham gia của quản lý cấp cao đóng vai trò vô cùng quan trọng nhằm đảm bảo dự án có đủ những nguồn lực cần thiết và hỗ trợ thực hiện những thay đổi lớn trên toàn tổ chức. Bên cạnh đó, nhóm dự án cũng có thể thêm một Cố vấn bên ngoài hoặc một Đối tác triển khai ERP để cung cấp những kiến thức chuyên môn về thiết kế và cấu hình hệ thống. Đồng thời, nhóm nên có thêm các Chuyên gia nội bộ tham gia vào việc triển khai hệ thống, chẳng hạn như Đại diện bộ phận IT hay Người viết báo cáo – người sẽ xây dựng các báo cáo có khả năng tùy chỉnh cho Người dùng trong toàn công ty.
Một trong những mục tiêu ban đầu của nhóm dự án là tìm hiểu chi tiết, kỹ lưỡng về tình hình hiện tại của doanh nghiệp, bao gồm những quy trình đang vận hành thiếu hiệu quả và những yêu cầu về hệ thống ERP. Nếu đã xây dựng trước một đề án kinh doanh (business case), doanh nghiệp còn có thể xác định được những vấn đề và mục tiêu kinh doanh bao quát hơn cho việc triển khai ERP, chẳng hạn đóng sổ nhanh hơn, thu được nhiều insight (thông tin) về hoạt động vận hành hơn, hoặc chuẩn bị cho IPO. Những mục tiêu này giúp định hướng cho những phân tích chi tiết hơn, bao gồm tư liệu hóa các quy trình làm việc hiện tại để phục vụ cho việc phát triển hệ thống.
Khi công ty đã có đầy đủ những yêu cầu về hệ thống, nhóm dự án có thể chọn và mua ERP trong giai đoạn này. Trước hết, cần cân nhắc sử dụng ERP chạy On-premise (tại chỗ) hay Cloud (trên đám mây). Đối với hệ thống On-premise, bạn mua và cài đặt phần cứng lẫn phần mềm tại trung tâm dữ liệu của tổ chức. Ngược lại, Cloud ERP thường được cung cấp dạng dịch vụ đăng ký truy cập thông qua Internet. Do đó, Cloud ERP thường có thời gian triển khai ngắn hơn và yêu cầu ít kỹ năng IT trong nội bộ tổ chức hơn.
2. Thiết kế (Design)
Giai đoạn Thiết kế bắt đầu từ những yêu cầu chi tiết về hệ thống và những phân tích về quy trình hiện tại để xây dựng một thiết kế chi tiết cho hệ thống ERP mới. Giai đoạn này bao gồm thiết kế các quy trình làm việc mới, hiệu quả hơn và các quy trình kinh doanh tận dụng được ưu điểm của hệ thống. Trong giai đoạn Thiết kế, sự tham gia của người dùng cuối đóng vai trò vô cùng quan trọng, bởi họ là những người thấu hiểu sâu sắc nhất quy trình kinh doanh hiện tại. Đồng thời, khi người dùng tham gia thiết kế, họ sẽ dễ đón nhận hệ thống mới hơn, cũng như khai thác được tối đa lợi ích từ hệ thống.
Doanh nghiệp cũng có thể áp dụng Phân tích khoảng trống hiệu suất (Gap analysis) để xác định những điểm còn phức tạp và chưa minh bạch trong quy trình. Dựa theo đó, doanh nghiệp có thể đưa ra những yêu cầu tùy chỉnh phần mềm ERP, hoặc thay đổi quy trình để phù hợp với hệ thống. Nhóm dự án nên trao đổi những vấn đề này với Đối tác triển khai của mình để có được những giải pháp khả thi nhất.
3. Phát triển (Development)
Khi đã có những yêu cầu thiết kế cụ thể, giai đoạn Phát triển sẽ bắt đầu. Giai đoạn này bao gồm việc cấu hình và điều chỉnh phần mềm để hỗ trợ cho những quy trình đã được thiết kế lại trước đó; đồng thời tích hợp những phần mềm hiện có của doanh nghiệp mà ERP không thể thay thế được. Nếu bạn sử dụng On-premise ERP, doanh nghiệp sẽ phải cài đặt cả phần cứng và phần mềm.
Song song với việc phát triển phần mềm, nhóm dự án còn phải phát triển những tài liệu đào tạo để giúp người dùng cuối làm quen với hệ thống mới. Ngoài ra, nhóm cần lập kế hoạch chuyển đổi dữ liệu ngay từ giai đoạn này. Đây là một quy trình phức tạp, liên quan đến việc trích xuất, chuyển đổi và tải dữ liệu từ nhiều hệ thống khác nhau; mỗi hệ thống lại sử dụng những định dạng khác nhau, với những thông tin trùng lặp hoặc không nhất quán. Nhóm dự án nên thống nhất dữ liệu nào cần chuyển đổi trong giai đoạn này, tránh việc phải di chuyển toàn bộ dữ liệu trong quá khứ.
4. Thử nghiệm (Testing)
Giai đoạn Thử nghiệm và Phát triển có thể diễn ra đồng thời. Chẳng hạn nhóm dự án có thể vừa kiểm tra những mô-đun và tính năng cụ thể, vừa phát triển các phiên bản sửa lỗi hoặc điều chỉnh hệ thống dựa trên kết quả kiểm tra. Hay nhóm có thể kiểm tra một mô-đun trong khi đang phát triển một mô-đun khác. Thử nghiệm ban đầu những tính năng cơ bản của phần mềm luôn phải đi kèm với thử nghiệm toàn bộ các tính năng của hệ thống, bao gồm cả việc cho nhân viên dùng thử hệ thống trong công việc hằng ngày của mình.
Ngoài ra, trong giai đoạn này, nhóm dự án còn cần kiểm tra những dữ liệu đã chuyển đổi và đào tạo cho người dùng cuối. Hầu hết nhà cung cấp ERP đều có những công cụ, tài liệu hỗ trợ đào tạo người dùng trước và sau khi triển khai. Tuy nhiên, doanh nghiệp nên kết hợp với những tài liệu đã xây dựng trong giai đoạn Phát triển. Bởi lẽ, nguồn tư liệu do chính doanh nghiệp xây dựng sẽ có thể phục vụ chính xác, trực tiếp công việc hằng ngày của người dùng cuối.
5. Triển khai (Deployment)
Đây là giai đoạn mà doanh nghiệp trông đợi nhất: ngày hệ thống đi vào hoạt động. Tuy nhiên, doanh nghiệp nên chuẩn bị tinh thần cho mọi vấn đề có thể xảy ra. Bởi lẽ trong giai đoạn này, có rất nhiều thứ sẽ thay đổi. Một vài nhân viên có thể gặp trở ngại với hệ thống mới, bất kể công ty đã chuẩn bị kỹ lưỡng như thế nào cho sự thay đổi này. Nhóm dự án luôn phải sẵn sàng trả lời thắc mắc của người dùng cuối để giúp họ hiểu hệ thống và cố gắng khắc phục mọi sự cố phát sinh. Nhóm cũng nên tận dụng sự hỗ trợ từ Đối tác triển khai để giải quyết sự cố hiệu quả hơn. Giai đoạn này cần nhiều thời gian để người dùng thích nghi với hệ thống, sau đó sẽ dần đạt được mức tăng năng suất dự kiến.
Nhiều dữ liệu có thể được di chuyển trước khi triển khai hệ thống. Tuy nhiên, có một số thông tin đặc thù, chẳng hạn như các giao dịch hiện tại của doanh nghiệp, cần phải chuyển đổi ngay trước khi hệ thống đi vào hoạt động.
Một số doanh nghiệp đặt mục tiêu triển khai cùng lúc tất cả các mô-đun của hệ thống. Một số khác thì tập trung vào những mô-đun hoặc quy trình có mực độ ưu tiên cao hơn và thêm các mô-đun khác vào sau theo từng giai đoạn. Để giảm thiểu rủi so, một số tổ chức còn duy trì hệ thống cũ song song với hệ thống ERP mới trong một khoảng thời gian, mặc dù việc này có thể làm tăng chi phí dự án và giảm năng suất của người dùng.
6. Hỗ trợ & Cập nhật (Support & Updates)
Hỗ trợ và Cập nhật ERP sau khi triển khai giúp tăng độ hài lòng của người dùng cuối và đảm bảo doanh nghiệp đạt được những lợi ích, mục tiêu ban đầu đã đề ra. Nhóm dự án có thể vẫn chịu trách nhiệm cho hệ thống ERP trong giai đoạn này, nhưng tập trung vào việc lắng nghe phản hồi của người dùng và điều chỉnh hệ thống cho phù hợp. Đôi khi, doanh nghiệp cũng cần phát triển và cấu hình bổ sung một số tính năng mới vào hệ thống. Bên cạnh đó, cần thường xuyên đào tạo cho nhân viên mới về hệ thống.
Nếu bạn sử dụng hệ thống On-premise ERP, bạn sẽ phải tự cài đặt các bản cập nhật phần mềm. Thậm chí, bạn còn phải nâng cấp phần cứng theo thời gian. Tuy nhiên, nếu sử dụng Cloud ERP, các nhà cung cấp, chẳng hạn như NetSuite, sẽ tự động cập nhật phần mềm cho bạn.
Trên đây là sau giai đoạn trong kế hoạch triển khai ERP. Nếu bạn muốn tìm hiểu thêm về ERP, quản trị và vận hành doanh nghiệp, đọc thêm các bài viết của Citek TẠI ĐÂY!