Xây dựng – bất động sản là một lĩnh vực đặc thù và tương đối phức tạp trong công tác quản lý nói chung và quản lý dự án nói riêng. Ứng dụng CNTT cũng như ERP (Enterprise Resource Planning – Hệ thống tích hợp dùng để hoạch định nguồn lực doanh nghiệp) vào quản lý được xem là chiến lược ưu tiên hàng đầu của các doanh nghiệp lớn trên toàn thế giới cũng như tại Việt Nam đang hoạt động trong lĩnh vực này, nhằm kiểm soát tốt hơn về tiến độ, chi phí, nguồn lực của toàn bộ danh mục đầu tư cũng như từng dự án.

Nắm bắt được thực tế này, từ năm 1996, SAP bắt đầu tung ra gói giải pháp chuyên ngành EC&O (Engineering, Construction & Operations) để quản lý cho lĩnh vực xây dựng – bất động sản. Đến năm 2006, SAP đã hoàn chỉnh việc xây dựng mô hình thành công (Best Practice) cho chuyên ngành xây dựng – bất động sản và áp dụng rộng rãi trên toàn thế giới, và vẫn đang tiếp tục cải tiến, nâng cao giải pháp cho đến hiện nay.

Best Practice chuyên ngành này đã được ứng dụng thành công cho hàng ngàn tập đoàn xây dựng – bất động sản lớn trên thế giới hoạt động ở những loại hình khác nhau: công nghiệp nặng, cầu đường, thủy điện, khu thương mại, khu công nghiệp, khu phức hợp, khu dân cư, công trình dân dụng … Các doanh nghiệp ứng dụng được lợi thế rất lớn trong việc thừa hưởng quy trình quản trị theo tiêu chuẩn quốc tế của gói giải pháp.
Doanh nghiệp tham gia vào lĩnh vực xây dựng – bất động sản có nhiều vai trò khác nhau từ chủ đầu tư, tổng thầu, tư vấn, giám sát, thiết kế, nhà thầu thi công xây lắp, thầu cơ – điện, thầu vật tư – thiết bị … Tuy nhiên, khi ứng dụng ERP vào quản trị, vai trò của doanh nghiệp sẽ được phân chia thành hai nhóm chính: chủ đầu tư hay nhà thầu. Công tác quản lý dự án của doanh nghiệp trong từng nhóm này có nhiều điểm khác biệt nhau rất lớn.

Doanh nghiệp là chủ đầu tư

Tùy theo quy mô, vòng đời của một dự án đầu tư có thể kéo dài từ vài năm cho đến vài chục năm.
Với vai trò là chủ đầu tư, các doanh nghiệp không quản lý quá chi tiết công tác thi công, vật tư, thiết bị mà hướng đến quản lý các đối tượng: danh mục đầu tư, ngân sách đầu tư, nhà thầu phụ, sản phẩm để bán – cho thuê.
Đứng ở góc độ của chủ đầu tư, hệ thống đưa ra các KPI (Key Performance Indicator – chỉ số đo lường hiệu suất) đánh giá mức độ hiệu quả của các dự án trong danh mục đầu tư nhằm giúp doanh nghiệp xem xét, ra quyết định và có chiến lược phù hợp với tình hình biến động của thị trường.
Xét ở từng dự án, trong giai đoạn đầu chuẩn bị dự án, hệ thống ERP hỗ trợ chủ đầu tư tạo lập, quản lý cũng như mô phỏng (simulation) các mô hình cho dự án đầu tư. Sau khi được phê duyệt, mô hình này sẽ được ban hành chính thức để áp dụng.

Sau khi có phương án đầu tư, chủ đầu tư bắt tay vào công tác tư vấn, thiết kế. Hệ thống sẽ quản lý toàn bộ hồ sơ, tài liệu kỹ thuật, bản vẽ. Đồng thời, giúp chủ đầu tư quản lý công tác lựa chọn nhà thầu tư vấn, thiết kế phù hợp với các tiêu chí đưa ra ban đầu.
Song song đó, hệ thống giúp chủ đầu tư quản lý trong công tác bồi thường, giải phóng mặt bằng: cho biết tình hình trong từng đợt có bao nhiêu diện tích hay hộ dân cần phải thực hiện bồi thường giải tỏa? Có bao nhiêu hộ/ ha đã kiểm kê, xác minh nguồn gốc đất? Đã áp giá? Đã ra quyết định? Đã nhận tiền? Đã bàn giao đất? Những khu vực, vị trí nào bị trễ tiến độ? Nguyên nhân? Hành động khắc phục là gì?
Sau khi nhận bàn giao “đất sạch”, chủ đầu tư sẽ thực hiện lựa chọn nhà thầu thi công, và tiến hành thi công. Trong quá trình này, hệ thống ERP sẽ hỗ trợ chủ đầu tư quản lý về khối lượng, tiến độ, chi phí, ngân sách, hợp đồng nhà thầu, các hồ sơ tài liệu dự án. Và quản lý các yêu cầu phát sinh/ yêu cầu thanh toán (claim) từ các nhà thầu.
Đến giai đoạn khai thác sau thi công, hệ thống sẽ giúp chủ đầu tư quản lý thông tin chi tiết các danh mục sản phẩm hoàn thành: sản phẩm dùng để bán, sản phẩm dùng để cho thuê cần vốn hóa. Đồng thời, chuẩn hóa quy trình cho trung tâm/ phòng kinh doanh từ khi nhận nhu cầu khách hàng, báo giá, ký biên bản thỏa thuận, ra hợp đồng, theo dõi tiến dõi thanh toán cho đến bàn giao sản phẩm và quản lý hoạt động khách hàng. Đơn vị quản lý sẽ dễ dàng biết được những căn hộ nào có hướng chính Đông còn trống? Loại căn hộ nào thì bán chạy nhất? Hoặc văn phòng nào sắp hết hạn cho thuê trong 30 ngày tới, có gia hạn hợp đồng không? …v…v…
Ngoài ra, hệ thống còn hỗ trợ chủ đầu tư quản lý công tác bảo trì bảo dưỡng các sản phẩm bất động sản trong quá trình khai thác cũng như giai đoạn hậu bán hàng.

Doanh nghiệp là nhà thầu

Vòng đời của một dự án thầu, tùy theo tính chất – quy mô, có thể kéo dài từ vài tháng đến vài năm. Tuy nhiên, loại hình dự án lại khá đa dạng, đặc thù chuyên môn và có tính phức tạp cao.
Với vai trò là nhà thầu, doanh nghiệp cần quản lý chi tiết tất cả các vấn đề: đấu thầu, dự toán, chi phí – doanh số, vật tư, trang thiết bị, nhà thầu phụ, khối lượng thi công, tiến độ, nhân lực, kỹ thuật – công nghệ …
Đầu mỗi năm tài chính, hệ thống ERP sẽ hỗ trợ doanh nghiệp lên chiến lược kinh doanh cho cả năm: chỉ tiêu tăng trưởng cần đạt được, doanh số năm trước chưa thực hiện của các dự án cũ chuyển sang, doanh số dự án dự kiến phát sinh mới trong năm sau. Căn cứ kế hoạch doanh số năm dự kiến, doanh nghiệp sẽ lên được các kế hoạch chi phí: vật tư, thiết bị, nhân lực, dịch vụ … và dự báo được dòng tiền vào ra trong năm để chủ động trước kế hoạch nguồn tài chính ở những thời điểm khác nhau.
Trong giai đoạn tìm kiếm dự án – tiếp nhận hồ sơ mời thầu từ chủ đầu tư, hệ thống giúp nhà thầu lập và quản lý các bảng dự toán khối lượng – chi phí (BOQ) một cách nhanh chóng. Trong quá trình này, kỹ sư lập dự toán cũng sẽ dễ dàng tìm kiếm thông tin có liên quan đến dữ liệu các dự án lịch sử hoặc bảng báo giá các nhà cung cấp từ hệ thống để phục vụ cho công việc tính toán khối lượng, áp giá dự toán.
Toàn bộ các báo giá gởi chủ đầu tư cũng sẽ được lưu trữ trên hệ thống nhằm hỗ trợ việc phân tích tình hình kinh doanh sau này, ví dụ: tỉ lệ trúng thầu so với số hồ sơ nộp thầu, theo từng vùng miền, theo từng loại hình dự án, theo từng đơn vị kinh doanh …

Sau khi trúng thầu, toàn bộ các thông tin liên quan trong hồ sơ thầu sẽ được kế thừa có điều chỉnh và chuyển vào hợp đồng ký với chủ đầu tư. Hệ thống hỗ trợ quản lý đầy đủ các loại hợp đồng sau: trọn gói (lum sump), cố định giá (unit price), biến đổi giá (cost plus). Tùy vào tính chất của từng dự án và nhu cầu từ chủ đầu tư về phương thức thanh toán mà nhà thầu lựa chọn loại hợp đồng phù hợp.
Song song đó, chỉ huy trưởng công trường sẽ bắt đầu tiếp nhận và sử dụng hệ thống để lên kế hoạch tiến độ thực hiện cho dự án: phân rã dự án ra thành các giai đoạn, các hạng mục chi tiết (WBS), mốc kiểm soát (milestone), mạng lưới hoạt động (network activity), công việc nào cần thực hiện trước, công việc nào thực hiện sau, công việc nào có thể thực hiện đồng thời, hệ thống sẽ cho biết những công việc nào nằm trên đường Găng cần phải lưu ý…
Đối với kế hoạch chi phí: thông thường, các BOQ trước đó được xây dựng theo cấu trúc tương đối khác so với cấu trúc dự án thi công của chỉ huy trưởng. Do đó, hệ thống sẽ hỗ trợ các kỹ sư trong việc bóc tách khối lượng và chi phí từ BOQ sang cây cấu trúc dự án thi công. Kết quả này chính là ngân sách dự án chi tiết dùng để kiểm soát tình hình thực hiện theo tiến độ công trường.
Đối với kế hoạch thầu phụ: căn cứ BOQ, hệ thống giúp nhà thầu xác định những gói nào cần thầu phụ tham gia, và quản lý toàn bộ công tác mời thầu, chấm thầu, lựa chọn nhà thầu, quản lý thực hiện – nghiệm thu – thanh toán.
Đối với kế hoạch vật tư: hệ thống giúp nhà thầu lên nhu cầu vật tư phát sinh cho dự án, kế hoạch mua sắm vật tư, lựa chọn nhà cung cấp, tình hình sử dụng cho từng hạng mục/ công việc, tồn kho vật tư tại các vị trí … xây dựng quy trình kiểm soát nhằm hạn chế hao hụt và mất mát vật tư tại công trường.
Đối với kế hoạch thiết bị: hệ thống hỗ trợ nhà thầu lên kế hoạch sử dụng máy móc thiết bị theo tiến độ dự án. Và chủ động xác định được những thiết bị nào có sẵn để điều phối nội bộ từ dự án khác, thiết bị nào cần phải thuê ngoài, thiết bị nào cần phải đầu tư mua sắm mới. Đồng thời, giúp nhà thầu thống kê tình hình sử dụng thiết bị tại công trường: giờ máy chạy, giờ máy dừng, chi phí khấu hao, chi phí bảo trì, hiệu suất sử dụng thiết bị …

Với việc giải quyết các bài toán quản lý một cách triệt để, giải pháp “Best Practice for EC&O Industry” đang dần dần phát huy hiệu quả tại các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực xây dựng – bất động sản tại Việt Nam
Để đạt được điều này, ngoài gói giải pháp chuyên ngành đã kiểm nghiệm qua thực tiễn, kinh nghiệm tư vấn triển khai, còn đòi hỏi sự quyết tâm cao độ từ ban lãnh đạo doanh nghiệp, sự nỗ lực không ngừng của cả hai bên: doanh nghiệp và đơn vị tư vấn ERP.
Mục tiêu hướng đến chính là “chuẩn hóa các quy trình, đưa công ty lên tầm cao mới, đáp ứng chiến lược phát triển bền vững của Công ty trong tương lai”.

Liên hệ với chúng tôi để tăng trưởng ROI và phát triển doanh nghiệp bằng cách tìm hiểu các thực tiễn tốt nhất (best practice) cho chuyển đổi kỹ thuật số.