ERP là gì? Lợi ích của Hệ thống ERP trong quản lý Doanh nghiệp

1. ERP là gì? Khái niệm cơ bản về hệ thống ERP

ERP (Enterprise Resource Planning) là một hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp, hay hệ thống thông tin tác nghiệp và quản trị doanh nghiệp. ERP tích hợp tất cả các chức năng của một tổ chức, doanh nghiệp vào trong một hệ thống duy nhất, hỗ trợ doanh nghiệp quản lý và điều phối các hoạt động then chốt hiệu quả hơn.

Khi sử dụng hệ thống ERP, các quy trình và dữ liệu của doanh nghiệp sẽ được đồng bộ, quản lý tập trung và liên kết chặt chẽ với nhau trong một hệ thống toàn diện từ tài chính kế toán, quản lý bán hàng, kiểm soát hàng tồn kho, quản lý chuỗi cung ứng, quản lý nhân sự,… giúp việc luân chuyển thông tin giữa các bộ phận được diễn ra nhanh hơn, chính xác hơn trong thời gian thực.

Một số chức năng tiêu biểu trong hệ thống ERP bao gồm:

• Kế toán tài chính (Finance)
• Lập kế hoạch và quản lý sản xuất (Production Planning and Control)
• Quản lý mua hàng (Purchase Control)
• Quản lý bán hàng và phân phối (Sales and Distribution)
• Quản lý dự án (Project Management)
• Quản lý nguồn nhân lực (Human Resource Management)
• Quản lý dịch vụ (Service Management)
• Quản lý hàng tồn kho (Stock Control)
• Báo cáo thuế (Tax Reports)
• Báo cáo quản trị (Management Reporting)
• Nghiên cứu và phát triển

Ngày nay, hệ thống ERP giữ vai trò rất quan trọng trong doanh nghiệp, nó được ví như xương sống của hoạt động điều hành và quản trị doanh nghiệp trong tất cả các ngành nghề với nhiều quy mô khác nhau từ bán lẻ, sản xuất, phân phối, dịch vụ,… cho đến tài chính và thương mại điện tử. Việc ứng dụng hệ thống ERP sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu nguồn lực, tiết kiệm chi phí, tăng lợi nhuận và năng lực cạnh tranh trên thị trường.

2. Lợi ích của hệ thống ERP đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp

Hệ thống ERP mang đến cho doanh nghiệp nhiều lợi ích khác nhau, trong đó bao gồm:

• Tạo ra một mạng xã hội cục bộ trong doanh nghiệp, nơi các nhân viên công ty có thể kết nối và trao đổi công việc với nhau nhanh chóng, tiện lợi hơn.
• ERP là một hệ thống có tính kế thừa, đồng nhất thông tin giữa các phòng ban thông qua các module tích hợp, giúp việc luân chuyển thông tin được diễn ra nhanh hơn, chính xác hơn mà không cần phải cập nhật lại dữ liệu.
• Thông tin được cập nhật kịp thời, tập trung và đầy đủ giúp các lãnh đạo doanh nghiệp cái nhìn tổng quan và chính xác hơn về hoạt động của toàn doanh nghiệp. Từ đó lãnh đạo doanh nghiệp có thể xác định được các cơ hội, thách thức đang hiện hữu để đưa ra các quyết định quan trọng nhanh hơn, sáng suốt hơn và giảm thiểu rủi ro kinh doanh.
• Giảm chi phí quản lý và vận hành thông qua một hệ thống thống nhất.
• Rút ngắn thời gian ra quyết định nhờ vào nguồn thông tin được cung cấp chính xác, nhanh chóng trong thời gian thực (real time) từ hệ thống.

• Hỗ trợ doanh nghiệp quản lý tài chính tốt hơn, đặc biệt là quản lý dòng tiền.
• Hệ thống có khả năng tự động hóa nhiều quy trình, hoạt động khác nhau trong công ty, giúp tăng tốc độ dòng công việc.
• Khả năng bảo mật dữ liệu cao, đảm bảo an toàn các thông tin quan trọng trong doanh nghiệp.
• Phân quyền truy cập, giúp các nhà lãnh đạo quản lý hiệu quả hệ thống doanh nghiệp, kiểm soát toàn bộ hệ thống, bao gồm cả quá trình làm việc của nhân viên.
• Với các hệ thống ERP trên nền tảng đám mây (ERP Cloud), người dùng có thể truy cập vào hệ thống mọi lúc mọi nơi, từ bất cứ thiết bị kết nối mạng nào.

3. Sự khác biệt giữa hệ thống ERP với các hệ thống quản lý riêng lẻ

Tính tích hợp chính là điểm khác biệt cơ bản và quan trọng nhất giữa hệ thống ERP so với việc áp dụng nhiều hệ thống quản lý rời rạc (như hệ thống quản lý nhân sự, quản lý kho,…). ERP là một hệ thống thống nhất, đa phân hệ, được tích hợp thành một kiến trúc tổng thể khiến cho các hoạt động khác nhau được liên kết chặt chẽ hơn, tăng tốc độ xử lý dữ liệu và hiệu quả hoạt động của từng phòng ban trong toàn doanh nghiệp.

Nếu khi doanh nghiệp sử dụng nhiều hệ thống riêng lẻ khác nhau, phục vụ riêng cho từng phòng ban thì việc luân chuyển thông tin giữa các phòng ban thường phải thực hiện theo cách thủ công (copy file, chuyển văn bản,…), rất dễ làm chậm hoặc gián đoạn tiến độ vận hành chung của doanh nghiệp, ngoài ra là khó kiểm soát luồng dữ liệu.

Nhưng khi ứng dụng hệ thống ERP, các hoạt động tác nghiệp của đội ngũ nhân sự sẽ được thực hiện theo quy trình, luồng thông tin được truyền tự động và được kiểm soát chặt chẽ hơn, các báo cáo tạo ra từ hệ thống ERP cũng sẽ đầy đủ thông tin và chính xác hơn. Từ đó, năng suất làm việc và hiệu quả quản lý của các doanh nghiệp sẽ nâng cao hơn.

4. Cách để chọn loại giải pháp ERP phù hợp với doanh nghiệp

Để chọn loại giải pháp ERP phù hợp, doanh nghiệp cần xem xét về quy mô công ty, nhu cầu và phạm vi triển khai ERP để làm cơ sở lựa chọn giải pháp triển khai phù hợp:

• Quy mô công ty (số công ty, chi nhánh, nhà máy cần triển khai ERP)
• Số lượng nhân sự sẽ vận dụng hệ thống ERP (Số lượng nhân sự các phòng ban, chi nhánh, nhà máy)
• Nhóm sản phẩm, sản phẩm kinh doanh và sản xuất (sản lượng sản xuất, sản lượng bán, số lượng giao dịch của các nghiệp vụ / 1 ngày)
• Nếu công ty sản xuất thì hình thức sản xuất là đơn giải hay phức tạp ? Nhu cầu cần quản lý đối với sản xuất là gì ?
• Quy mô mở rộng và phát triển trong tương lai (3 – 5 năm tới)
• Những vấn đề công ty cần quan tâm nhất hiện nay là gì? Những khó khăn hiện tại ở mỗi bộ phận, phòng ban cần giải quyết?

• Để đảm bảo triển khai thành công giải pháp ERP, Doanh nghiệp cần xem xét đầu tư dự án theo chiến lược:
  • Think Big – Nghĩ tổng thể để có giải pháp đáp ứng trong dài hạn.
  • Start Small – Bắt đầu phạm vi vừa phải để đảm bảo thành công.
  • Do Fast – Làm nhanh để tiết kiệm chi phí và hiệu quả đầu tư nhanh.
• Ngân sách cho đầu tư ERP, Dự án ERP được xem là dự án đầu tư, tùy thuộc vào ngân sách đầu tư sẽ thực hiện phân bổ và ghi nhận chi phí chi từ 5 năm đến 10 năm.

Ngoài ra, khi chọn giải pháp ERP, doanh nghiệp cũng cần quan tâm đến giải pháp ứng dụng quy trình chuẩn cho từng ngành (Best practices for Industry) để thống nhất các chỉ tiêu quản trị và điều hành của toàn công ty, nhà máy, chi nhánh.

Khi ứng dụng quy trình chuẩn (best practices) trong triển khai dự án ERP, doanh nghiệp sẽ được áp dụng các quy trình đã đươc nghiên cứu và triển khai thành công từ các doanh nghiệp lớn, giúp giải quyết tốt các bài toán đặc thù theo từng ngành. Đồng thời ứng dụng quy trình chuẩn còn giúp giảm các khoản phí cho việc nghiên cứu hệ thống, giúp tối ưu nguồn lực công ty và hạn chế các vấn đề phát sinh từ hệ thống.

Ví dụ: Giải pháp ERP Oracle NetSuite được xây dựng và phát triển bởi hãng Oracle NetSuite, đây là giải pháp lâu đời nhất và là giải pháp số #1 thế giới khi nhắc về ERP Cloud. Oracle NetSuite đã xây dựng gói giải pháp theo các chuyên ngành riêng biệt như ngành bán lẻ, sản xuất, phân phối,… được đúc kết trong nhiều năm, giúp doanh nghiệp triển khai ERP thành công, chuyển đổi dữ liệu hiệu quả và rút ngắn thời gian thực hiện dự án.

Triển khai hệ thống ERP đã và đang trở thành xu hướng tất yếu đối với các doanh nghiệp trên toàn cầu. Đây là cách nhanh nhất giúp doanh nghiệp tiếp cận với chuẩn quản trị quốc tế, tạo được niềm tin và hình ảnh tốt trong hợp tác làm ăn với các đối tác, nhà đầu tư và khách hàng. Vậy bạn đã sẳn sàng để đầu tư cho doanh nghiệp của mình hay chưa!